Ako sa popasovať s financovaním akcie 2. Časť

Asi každý organizátor sa stretol s týmto problémom. Je veľmi ťažké spraviť kvalitnú akciu tak, aby hráči nemuseli platiť vysoké vstupné.

Častým problémom akcií je, že i keď registrovaných hráčov je dostatok, celková účasť je veľakrát enormne rozdielna. Hlavným faktorom je počasie. Veľa hráčov sa v prípade zlého počasia jednoducho rozhodne akcie nezúčastniť.

Práve v tejto chvíli prichádza otázka, či je dobré akcie robiť tak, aby sa registračný poplatok za akciu zaplatil až v deň jej konania, alebo nie. Pretože platenie vopred má pre organizátorov hneď niekoľko výhod.

Organizátori môžu s peniazmi  hospodáriť a skoré vybavovanie vecí vie ušetriť dosť veľké peniaze. Týmto treba apelovať hlavne na hráčov. Je viacero možností, ako hráčov navnadiť, aby zaplatili za akciu čo najskôr. Najúčinnejšie sa zdá nalákať hráčov na nejakú odmenu. Nemusí to byť nákladná odmena, opäť by to len zvyšovalo náklady. Dobrým riešením je mať osloveného nejakého sponzora, ktorý vám dá to, čo by potešilo hráčov a zároveň ich navnadilo zaplatiť registračný poplatok čo najskôr.

Ďalšou možnosťou ako navnadiť hráčov, je postupné zvyšovanie registračného poplatku. Avšak tu si treba dávať dosť veľký pozor, rozdiel by nikdy nemal presahovať 1/3 celkového registračného poplatku. Vzniká tým potom zbytočná nespokojnosť. Pamätám si, že na jednu nemenovanú akciu sa vopred platili 3 eura a na mieste 9 eur. Je to naozaj dosť veľký rozdiel a hlavne pre hráčov, ktorí sa o akcii dozvedia neskôr je to dosť odstrašujúce.

A čo ak majú hráči strach, že im do akcie niečo príde?

Na túto vec je najlepšie vopred stanoviť pravidlá. Ideálnym riešením, ktoré praktizujeme aj my, je stanoviť čiastku, ktorá bude hráčovi vrátená v prípade zrušenia registrácie. Táto čiastka by mala exponenciálne klesať v závislosti od blížiaceho sa termínu akcie.

A ak hráč ochorie?

Či už hráč ochorie, alebo mu do akcie príde niečo, čo mu znemožní účasť na akcii, je to nepríjemná situácia tak pred hráča ako aj pre organizátorov. V tejto otázke však odporúčame, aby ste hráčovi, ktorý z vážnych dôvodov nemohol byť prítomný na vašej akcii, ponúkli veci ktoré dostávali hráči, tzn. herné predmety, čokoľvek čo hráči dostali v cene registračného poplatku. Minimum by však malo byť kontaktovanie hráča a vysvetlenie mu situácie. Hráč by mal byť zároveň i vopred upozornený (napríklad v pravidlách), že nebude mať právo na návrat registračného poplatku.

Ak akciu zrušia organizátori? 

Opäť jedna z vecí, ktorým sa budem venovať v samostatnom článku. Organizátori si na seba berú zodpovednosť a v prípade zrušenia akcie by mali hráčom vyplatiť 100% registračného poplatku. Organizátori musia mať vždy záložný program. Ovplyvniť počasie sa nedá, ale každý zodpovedný organizátor by mal vybaviť alternatívu v prípade nepredvídateľných udalostí. Aj keby to malo byť len hranie kariet, či pozeranie filmov v nejakej telocvični. Ak bude dôvod zmenenia programu hráčom dostatočne vysvetlený, je to vždy stokrát lepšie, ako zrušiť celú akciu a hráčov poslať domov. Nakúpené jedlo a veci sa spotrebujú a hráči budú spokojnejší, ako keby akcia vôbec nebola.

Krátke zhrnutie článku.

Pre organizátorov

Snažte sa všetky finančné záležitosti vybavovať v predstihu, dá sa tak ušetriť od nervov tesne pred akciou a samozrejme sa tak dajú ušetriť aj nemalé peniaze. 

K hráčom buďte milí a snažte sa im ísť v ústrety, avšak vo finančných záležitostiach treba byť nekompromisní, no je nevyhnutné mať  vopred stanovené presné pravidlá, aby nevznikali nedorozumenia a následné problémy („a prečo jemu ste vrátili peniaze a mne nie?“ a pod.).

Nenechávajte nič na náhodu, vždy treba mať plán B. V prípade, že zlyhá plán B, treba zaimprovizovať plán C, a ak aj ten zlyhá, treba si uvedomiť, že akciu vždy organizujete s rizikom, že sa to môže pokaziť. A preto treba niesť následky a hráčom vrátiť všetko, čo im patrí. Týmto predídete množstvom nespokojných hráčov.

Pre hráčov

            Ak sa rozhodnete ísť na nejakú akciu, pokúste sa poslať im peniaze čo najskôr. Ušetrí im to kopu času a skvalitní to akciu.

            Dobre si naštudujte podmienky registrácie a platby. Ak organizátori nemajú ošetrené tieto veci, treba ich nato upozorniť.

            V prípade, ak vám nejaký vážny dôvod zabráni v účasti na akcii, upozornite nato organizátorov ihneď ako je to možné. V prípade, že to oznámite pár dní pred akciou, nie je na mieste žiadať od organizátorov, aby Vám vrátili 100% vstupného poplatku. Je to veľmi zložitá situácia pre organizátorov, ktorí by Vám určite radi vyhoveli, no opäť to ide na úkor kvality akcie.

Pokračovanie nabudúce